Microsoft Teams

• Lyssna
• Skriv ut

Den 7 januari 2025 ersätts Skype med Microsoft Teams för chatt och digitala möten i organisationen. Bakgrunden till övergången beror på att Microsoft under 2025 slutar att ge support till Skype for business. Vi behöver därför gå till en plattform som säkerställer detta samt ökar kvalitén på våra digitala möten.

Övergången kommer att ske i två steg. I första steget den 7 januari kommer övergången gälla chatt- och videofunktionen där Teams ersätter Skype. I steg två kommer vi att börja använda fler funktioner som plattformen tillhandahåller, bland annat skapa egna så kallade ”teams” inom arbetsgrupper där du bland annat kan dela information och filer mellan varandra på ett enkelt och smidigt sätt. Planen är att detta ska implementeras under våren 2025. Mer information kring detta kommer framöver.

Hur får jag tillgång till Teams?

IT- och digitaliseringskontoret kommer att installera Teams-klienten på alla datorer inför bytet den 7 januari. Vill du installera teams-klienten på din tjänstetelefon så gör du det själv via företagsportalen.

Ditt konto skapas automatiskt i Teams och du använder samma användarnamn och lösenord som när du loggar in till datorn.

Vill du använda teams i webbläsaren så hittar du inloggning här: Webbinlogg i Microsoft Teams

Sekretess och känsliga personuppgifter

Microsoft Teams är en amerikansk molntjänst, vilket innebär att vi behöver vara särskilt försiktiga med hur vi använder plattformen. För att säkerställa efterlevnad av gällande lagar och regler får vi inte dela sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter via Teams. Detta gäller både dokument, meddelanden, bilagor samt röst- och videosamtal.

När vi har identifierat vilka medarbetare som behöver hantera denna typ av uppgifter inom organisationen kommer dessa konton att få en särskild behörighet för att säkerställa att hanteringen sker på ett säkert och godkänt sätt. Detta medför en kostnad per användare men i ett Teamsmöte räcker det med att den som bjuder in till mötet har denna behörighet.

Vad händer med mina bokade Skype-möten?

Dina bokade Skype-möten kommer inte automatiskt bli ombokade som Teams-möten.

Om du vill ändra ditt redan bokade möte från Skype till Teams så går du in på bokningen och ändrar till Teams.

Så använder du Microsoft Teams

Chatt

Chatten kan användas för mer informell och direkt kommunikation. Det som skrivs i kanalerna bör hållas till sådant som rör alla och som är mer statisk information som ni vill kunna återgå till.

Chattar kan vara mellan två personer eller mellan grupper. Gruppchattar kan namnges vilket kan vara praktiskt för att hålla ordning på vad som diskuteras var. Det går att lägga och ta bort deltagare i en pågående chatt.

Det är lätt att mycket av den dagliga kommunikationen sker i chattar. Eftersom endast de som är med i chatten kan läsa innehållet är det därför att föredra att kommunikation sker i kanaler, då blir informationen mer transparent.

Du kan även starta en chatt med en eller flera externa kontakter genom att skriva in personens e-postadress.

Läs mer:

• Allmänt du behöver veta om chattar
• Dölja, ta fram, stänga av eller fästa en chatt
• Starta ett samtal från en chatt

Kalender

I kalendern kan du se alla dina kommande möten och avtalade tider, ansluta till Teams-möten samt skapa nya möten, precis som när du hade bokade Skype-möten.

Teams-möten har en knapp där det står Anslut, klicka där för att gå med i mötet.

Teams och Outlook-kalendern visar samma möten, får du en inbjudan till ett möte i Outlook visas det även i Teams.

Välj ett specifikt möte för att få information om det. Därifrån kan du:

• Ansluta till mötet
• Visa samtalsinformation
• Visa och chatta med deltagare
• Svara på mötesinbjudan

Läs mer:

Hantera din kalender
Visa alla dina möten

Samtal

Från Samtal kan du se din samtalshistorik samt ringa personer. Du kan starta samtal från flera olika ställen i teams, där du ser en videokamera 📹 eller telefonsymbol 📞.

Det finns olika sätt att ringa ett samtal i Teams:

• Välj Ljudsamtal eller Videosamtal om du vill starta ett samtal från en 1:1- eller gruppchatt.
• Via en persons kontaktkort kan du välja Ljudsamtal eller Videosamtal.
• I datorn kan du skriva ”/Möte” i sök- och kommandorutan och välja den person som du vill nå. Tryck på Retur för att starta samtalet.

Läs mer:

Ringa samtal

Videomöten

Videomöten i Teams ersätter tidigare digitala möten som genomförts i Skype for business. Du kan antingen boka teamsmöten i förväg via Outlook på liknande sätt som tidigare men även starta videomöten i både kanaler och chattar i teams.