Skriva texter

Vi kommunicerar på olika sätt i olika kanaler. Det gemensamma är dock att sättet vi uttrycker oss på alltid förmedlar kommunens röst. Därför är det viktigt hur vi uttrycker oss – vilken ton vi använder. Både när vi skriver och talar.

Stor eller liten bokstav?

Valdemarsviks kommun skriver vi med litet k i kommun. Vi skriver även våra sektorers namn med liten bokstav, exempelvis sektor stöd och omsorg. I löptext skriver vi även kommunstyrelsen, kommunfullmäktige samt namn på nämnder och utskott med liten bokstav.

Vi skriver med liten bokstav när det är ofullständiga namn på en myndighet eller institution. Exempel: räddningstjänsten och länsstyrelsen. Skriver vi ut hela namnet ska vi dock använda stor bokstav; Räddningstjänsten Östra Götaland och Länsstyrelsen Östergötland. Vi använder även stor bokstav på centrala myndigheter så som Naturvårdsverket och Socialstyrelsen. Dock skriver vi regeringen och riksdagen med liten bokstav i löptext. Liten bokstav gäller även då vi skriver departement, verk och institut i allmänhet.

Vi använder stor bokstav när vi skriver sammansättningar med geografiska namn. Exempel: Valdemarsviksbor, Mellansverige och Östersjötrafik.

När vi namnger lagar, exempelvis plan- och bygglagen använder vi liten bokstav.

Undvik eller förklara uttryck

Förklara fackuttryck/facktermer, som inte går att stryka eller byta ut, första gången du använder dem om du inte är säker på att alla läsare förstår dem. Undvik ålderdomliga ord och uttryck, liksom talesätt. Ett exempel är uttrycket ”byta fot” som innebär att ändra sin åsikt. Ett annat exempel är ”julen står för dörren” som innebär att julen snart är här. Skriv tydligt och undvik dessa och liknande uttryck då de lätt kan skapa missuppfattningar.

Tilltalet är personligt och neutralt

Skriv du, inte Ni eller Du. Det allmänna tilltalsordet i brev och skrivelser till en enskild person är du med liten bokstav. Om brevet har två eller flera personer som adressat skriver du ni med liten bokstav.

Undvik förkortningar

Förkortningar försvårar i allmänhet läsningen. Ta för vana att skriva ut förkortningar i löpande text. Läsbarheten ökar när hela ordet eller orden skrivs ut. Förkortningar kan du använda av utrymmesskäl, till exempel i tabeller, figurer, blanketter och i text inom parenteser och i fotnoter.

Checklista för dig som skriver

Förutom att behärska skrivregler behöver du också kunna skriva en tydlig text som är lätt att ta till sig och förstå. Här följer några korta råd.

  1. Ha koll på målgruppen: Vem skriver du för?
    Fundera över vilken målgrupp du vill nå. Vem är det som ska läsa det du skriver? Vad vill du att din text ska leda till? Ska målgruppen agera på något sätt? Texten behöver alltid formas utifrån målgruppen och den kanal du ska använda. Texten i ett brev, på en hemsida och texten på facebook skiljer sig åt. Så innan du börjar skriva, ta reda på vem du ska skriva till och genom vilken kanal du bäst når fram med ditt budskap.
  2. Formulera huvudbudskapet: Vad, när, hur och varför?
    Huvudbudskapet är kort och konkret – det är den information du verkligen vill nå fram till målgruppen med.
    • Vad är det som ska hända
    • Vem berörs?
    • Var ska det hända – på vilken plats?
    • När händer det – mellan vilka datum, tider?
    • Hur ska det hända – på vilket sätt?
    • Varför händer det?
  3. Skriv och anpassa efter aktuella kanaler
    Utgå från ditt huvudbudskap och formulera din text i helhet. Inled med det viktigaste – ditt huvudbudskap, och bygg sedan på med övrig information. Undvik långa meningar – de gör texten svårare att läsa och förstå.

Du som publicerar

Du som ansvarar för att publicera informationen i olika kanaler behöver även anpassa texten utifrån dessa. Den längre texten du vill lägga ut på hemsidan behöver exempelvis kompletteras med en kort och sammanfattande text till Facebook. I sociala medier är texterna betydligt kortare, och om du vill kan du alltid länka till den längre texten på hemsidan, eller hänvisa till det eventuella brev som skickats ut.

Behöver du hjälp?

Det finns en enkel handledning i mallen Kommunikationsplan, under Kommunikation på intranätet. Där får du fler tips och råd i hur du formar och anpassar din kommunikation efter målgrupper och kanaler.