Planera för kommunikation

I en kommunikationsplan skriver du ner de bästa kommunikationsinsatserna för just din målgrupp. En kommunikationsplan kan vara bara intern, bara extern – eller både och. Genom att planera dina insatser ökar du förutsättningarna för att du ska lyckas med att kommunicera effektivt kring det planen handlar om – exempelvis ett projekt, ett förändringsarbete eller en aktivitet.

Du kan göra din plan hur stor och omfattande som helst. Men det garanterar ju inte att ditt kommunikationsarbete blir effektivt. På denna sida får du konkreta råd och tips på hur du kan skapa din egen kommunikationsplan. Enkel eller komplex – du formar planen efter det behov som finns.

Kommunikationsplanens delar

Målgrupp

  • Vem/vilka vill du nå med din information? Har du en målgrupp, eller finns det flera?
  • Vad vill varje målgrupp veta? Vilken information söker de?
  • Vad behöver varje målgrupp veta? Vilken information är viktig för oss att förmedla?

Kanal

  • Vilken kanal fungerar bäst för respektive målgrupp? (Muntligt, lapp vid dörren, e-post, hemsida, sms…)
  • Kommunen har många olika kommunikationskanaler. Du kan läsa mer om dem här på intranätet.

Budskap

  • Tänk på målgruppen – vad behöver/vill de veta, och vad vill du förmedla? Inled med det viktigaste först: sammanfatta inledningsvis och skriv en kortfattad rubrik.
  • Om målgruppen behöver agera på något sätt ska du vara tydlig med det: ”detta behöver du göra nu”.
  • Skriv på lätt svenska och undvik idiom och svåra ord. Skriv inte ”julen står för dörren”, skriv istället ”julen är här”. Skriv inte ”högst upp på dagordningen”, skriv istället ”det viktigaste för oss”.
  • Förbered gärna ett dokument med frågor och svar. Vilka är de troliga frågorna som du kommer få, och hur svarar du på dem? Dina frågor och svar behöver finnas lättillgängliga för dina målgrupper, exempelvis på en webbsida.

Aktiviteter

Till sist gör du en lista med aktiviteter där det för varje aktivitet framgår:

  • Typ av aktivitet (brev, uppdatering av hemsida, inlägg i sociala medier etc)
  • Vilken målgrupp som nås
  • Vilken kanal som används
  • När aktiviteten ska vara genomförd
  • Vem som ansvarar/utför aktiviteten

Följ upp din kommunikationsplan och aktivitetslista regelbundet. Uppdatera den vid behov.