Hantera telefon

Valdemarsviks kommun ska ha en god telefonservice till allmänheten och till den egna organisationen. Det innebär att vi ska vara tillgängliga och ge ett bra, professionellt och korrekt bemötande. Målet är att vi ska ge en god service och ett gott bemötande i alla telefonsamtal.

Ditt ansvar

  • Svara med ditt för- och efternamn samt ”Valdemarsviks kommun”.
  • Se till att felringda samtal kommer till rätt person.
  • Ring upp den som har lämnat meddelande till dig inom två arbetsdagar.
  • Säkerställ att ditt samtal inte kan höras av någon utomstående om det berör sekretess eller andra känsliga uppgifter.
  • Hänvisa din telefon vid frånvaro, både vid kortare och längre frånvaro. Detta gör du enkelt genom Telia Touchpoint+ på hemsidan eller i appen.
  • Vid längre frånvaro, meddela växeln vem som är din ersättare under tiden då du är borta.
  • Hantera din arbetstelefon ansvarsfullt. Har du mobiltelefon ska du inte spara privata bilder eller liknande i din arbetstelefon.
  • Var inte en latmask. Ring inte växeln för att bli kopplad till en kollega. Alla telefonnummer finns tillgängliga via Telia Touchpoint+ på hemsidan eller i appen. Du kan dessutom nyttja vår röstguide och säga namnet på den du vill prata med så kopplas du automatiskt vidare.

Lyssna och ge tydliga besked

  • Ta dig tid att lyssna och sätta dig in i personens frågeställning/situation.
  • Ge ett korrekt svar. Är du osäker är det bättre att du ber att få återkomma. Du återkommer enligt överenskommelse även om du inte är helt klar med ditt svar.
  • Ge en tydlig bild om hur ärendet handläggs och ge ett realistiskt besked om när ett besked kan vara klart.
  • Tänk på att lämna negativa besked på ett respektfullt sätt. Ta dig tid att säkerställa att mottagaren förstår vad beskedet innebär.

Så jobbar vi i växeln

Växelfunktionen ska ge snabb och professionell service till alla som ringer till kommunen.

  • Vi svarar ”Välkommen till Valdemarsviks kommun, du pratar med Förnamn.”
  • Vi kopplar samtal vidare till den person som söks. Är personen ej anträffbar kan samtalet kopplas till annan person inom samma funktion, alternativt kan direktnummer lämnas ut, eller ett meddelande tas emot.
  • Vi har en telefonsvarare aktiverad under den tid då växeln är stängd.