Hantera e-post

Vi ska alla bidra till att kommunens invånare har en god tillgänglighet till kommunens verksamheter. Hur vi hanterar vår e-post är därför viktig.

Följande gäller alla medarbetare som har en personlig e-postadress eller ansvar för en funktionsbrevlåda:

  • Inkomna mail ska besvaras inom två arbetsdagar.
  • Om besked inte kan lämnas inom två dagar, ska återkoppling på mail ändå ges inom föreskriven tid med uppgift om när ärendet kan hanteras.
  • Vid frånvaro längre än två arbetsdagar, exempelvis vid sjukdom eller semester, ska inkommen e-post vidarebefordras till kollega eller närmaste chef, alternativt kan ett hänvisningsmeddelande skickas automatiskt där du meddelar när du kommer tillbaka till arbetet och vilken person som ersätter dig under tiden du är borta.

Ställ in automatiska svar

I Outlook kan du aktivera den automatiska meddelandefunktionen, exempelvis vid semester eller sjukdom. Där kan du meddela när du är tillbaka och vid brådskande ärenden hänvisa till en kollega eller chef. Funktionen för automatiska svar hittar du i Outlook, under Arkiv. Se bild nedan.
Du kan förbereda ditt autosvar genom att ange mellan vilka datum ditt autosvar ska vara aktivt.

E-post instruktion

Regler för vidarebefordran

Du kan också använda funktionen ”Regler” för att bestämma vad som ska hända med din e-post när du är frånvarande. Det vanligaste är att vidarebefordra all e-post till en kollega, men du kan även göra olika inställningar för hur e-post från olika avsändare ska hanteras.

E-postinstruktion