Kommunikationsmanual

Vi kommunicerar på olika sätt i olika kanaler. Det gemensamma är dock att sättet vi uttrycker oss på alltid förmedlar kommunens röst. Därför är det viktigt hur vi uttrycker oss – vilken ton vi använder. Både när vi skriver och talar. Stor eller liten bokstav? Valdemarsviks kommun skriver vi med litet k i kommun. Vi skriver även våra sektorers namn med liten bokstav, exempelvis sektor stöd och omsorg. I löptext skriver vi även kommunstyrelsen, kommunfullmäktige samt namn på nämnder och utskott med liten bokstav. Vi skriver med liten bokstav när det är ofullständiga namn på en myndighet eller institution. Exempel:

Valdemarsviks kommun ska ha en god telefonservice till allmänheten och till den egna organisationen. Det innebär att vi ska vara tillgängliga och ge ett bra, professionellt och korrekt bemötande. Målet är att vi ska ge en god service och ett gott bemötande i alla telefonsamtal. Ditt ansvar Svara med ditt för- och efternamn samt "Valdemarsviks kommun". Se till att felringda samtal kommer till rätt person. Ring upp den som har lämnat meddelande till dig inom två arbetsdagar. Säkerställ att ditt samtal inte kan höras av någon utomstående om det berör sekretess eller andra känsliga uppgifter. Hänvisa din telefon vid frånvaro,

Om någon är upprörd eller känner sig felbehandlad av kommunen behöver du bemöta det. Ofta kan du sällan kommentera sakfrågan, exempelvis på grund av sekretess, men du kan alltid lyssna och ta till dig av personens upplevelse. Tänk på att vi sällan har den fullständiga bilden av vad som hänt. Kanske finns det saker vi faktiskt kunnat göra annorlunda? Ta vara på kritiken och ta upp den med din chef. När du tar emot kritik: Agera snabbt, men inte i panik Utgå från fakta Be någon annan läsa och tolka Använd ett enkelt språk Undvik ironi Hur ger man ett

Vi ska alla bidra till att kommunens invånare har en god tillgänglighet till kommunens verksamheter. Hur vi hanterar vår e-post är därför viktig. Följande gäller alla medarbetare som har en personlig e-postadress eller ansvar för en funktionsbrevlåda: Inkomna mail ska besvaras inom två arbetsdagar. Om besked inte kan lämnas inom två dagar, ska återkoppling på mail ändå ges inom föreskriven tid med uppgift om när ärendet kan hanteras. Vid frånvaro längre än två arbetsdagar, exempelvis vid sjukdom eller semester, ska inkommen e-post vidarebefordras till kollega eller närmaste chef, alternativt kan ett hänvisningsmeddelande skickas automatiskt där du meddelar när du kommer

Vi vill vara där våra målgrupper finns. Därför använder vi oss av sociala medier som Facebook, Instagram och LinkedIn. Vi använder sociala medier både för att sprida information och föra dialog med våra målgrupper. Sociala medier präglas av ett personligt tilltal och ofta relativt korta kommentarer. När kommunens medarbetare uttalar sig i sociala medier gör de det som representanter för kommunen och med ett seriöst, sakligt och vänligt tilltal – personligt, men inte privat. Vill du delta i sociala medier? Tänk på att: Svara på inlägg och frågor utifrån det du vet – inte det du tror. Svara så snabbt

Många tycker det är svårt eller nervöst att tala inför publik. Vi kan alla bli bättre på att hålla presentationer som gör att folk lyssnar och tar intryck. Genom att förbereda dig väl och följa några enkla tips når du lättare fram med ditt budskap. Bestäm vad du har för syfte med presentationen. Vad vill du uppnå? Vill du exempelvis att din målgrupp ska agera på något sätt efter din presentation kan du vara extra tydlig med det. Formulera dina huvudbudskap – det är den eller de få meningar som du vill att målgruppen ska ta fasta på när du

Att bli kontaktad av en journalist kan kännas svårt för den som inte är van. Här följer några enkla råd, och du kan alltid ta hjälp av en kollega, din chef eller vända dig till kommunikatören om du behöver stöd. Oavsett vilken fråga du får, tänk alltid på detta vid mediakontakter: Fundera över vem som bör hantera den aktuella frågan. Har du inte fakta kan du hänvisa till en kollega. Stressa inte fram dina svar, ta den tid du behöver. Tänk efter innan du svarar. Var kortfattad och saklig. Säg om du inte vet svaret på frågan, om du inte

I en kommunikationsplan skriver du ner de bästa kommunikationsinsatserna för just din målgrupp. En kommunikationsplan kan vara bara intern, bara extern - eller både och. Genom att planera dina insatser ökar du förutsättningarna för att du ska lyckas med att kommunicera effektivt kring det planen handlar om - exempelvis ett projekt, ett förändringsarbete eller en aktivitet. Du kan göra din plan hur stor och omfattande som helst. Men det garanterar ju inte att ditt kommunikationsarbete blir effektivt. På denna sida får du konkreta råd och tips på hur du kan skapa din egen kommunikationsplan. Enkel eller komplex - du formar