Förändring- och besparingsprocess

Efter överläggningar mellan förvaltningen och politiska majoriteten har vi kommit fram till att senarelägga beslutet angående ny förskole- och skolorganisation till hösten 2024. Detta grundar sig i behovet av mer djupgående underlag för politikens beslut samt behov och bearbetningen av synpunkter som inkommit vid dialogmöten i Valdemarsvik, Gusum och Ringarum, samt via e-post.

Genom att noggrant bearbeta de insamlade förslagen strävar vi efter att undvika att utredningen skickas fram och tillbaka mellan utskott, kommunstyrelse och förvaltning. Preliminärt ser vi att förslag till beslut ska behandlas av utskottet och kommunstyrelsen i september samt kommunfullmäktige i oktober.

– Det har varit ett stort engagemang och det har kommit in många bra och kloka synpunkter under våra dialoger. Skolorganisationsfrågor är komplexa i sin karaktär. Det finns många olika intressen och vi i förvaltningen behöver mer tid för att bearbeta allt material som vi nu har för att ta fram ett färdigt förslag för politiska beslut, berättar Kristina Lohman, kommundirektör i Valdemarsviks kommun.

Det är möjligt att alternativen i utredningsprocessen revideras baserat på de synpunkter och förslag som vi har fått från medborgarna. Vi är övertygade om att detta är nödvändigt för att säkerställa en välgrundad och transparent process som tar hänsyn till alla perspektiv och behov. Vårt mål är att genomföra en grundlig och inkluderande skolutredning som leder till kloka politiska beslut. När utredningen är klar kommer politiska majoriteten att bjuda in till nya dialoger i början av september. Mer information kommer framöver.

– Förvaltningen behöver mer tid för att ta fram välgrundade underlag till beslut. Det finns redan mycket underlag men vi behöver fördjupa oss i vissa delar, säger Stefan Kemle (LpO), ordförande barn- och utbildningsutskottet.

Förvaltningen har fått ett politiskt uppdrag att anpassa förskola och skola, med målet att skapa en ny organisation som kombinerar hög kvalitet och ekonomisk balans.

Under processens gång har förvaltningen tagit hänsyn till en rad faktorer såsom barn- och elevunderlag samt antalet enheter för att skapa en anpassad och effektiv struktur för vår förskole- och skolverksamhet.

Nedan hittar du en sammanfattning av förslagen. Mer information hittar du i detta dokument: Förslag till ny förskole- och skolorganisation

Sammanfattning förslag 1 – Tre skolor

• Verksamheten vid Sörbyskolan avslutas och eleverna ingår i Vammarskolans elevunderlag som blir en grundskola för F-9.
• Årskurs 4–6 på Ringarums skola blir en del av Gusums skolas elevunderlag som blir en grundskola för F-6.
• Ringarums förskola flyttas till Ringarums skola. Ringarums skola blir en förskola och grundskola för F-3.
• I övrigt är förskoleorganisationen är oförändrad.

Sammanfattning förslag 2 – Tre skolor

• Verksamheten vid Sörbyskolan avslutas och eleverna ingår i Vammarskolans elevunderlag som blir en grundskola för F-9.
• Årskurs F-3 på Gusums skola blir en del av Ringarums skolas elevunderlag som blir en grundskola för F-3.
• Årskurs 4-6 på Ringarums skola blir en del av Gusums skolas elevunderlag som blir en grundskola för 4-6.
• Nuvarande förskoleorganisationen är oförändrad.

Sammanfattning förslag 3 – Två skolor

• Verksamheten vid Sörbyskolan avslutas och eleverna ingår i Vammarskolans elevunderlag som blir en grundskola för F-9.
• Ringarums skola F-6 avslutas och eleverna blir en del av Gusums skola F-6.
• Ringarums förskola flyttas till Ringarums skola.
• I övrigt är förskoleorganisationen är oförändrad.

Sammanfattning förslag 4 – Två skolor

• Verksamheten vid Sörbyskolan avslutas och eleverna ingår i Vammarskolans elevunderlag som blir grundskola för F-9.
• Gusums skola F-6 avslutas och eleverna blir en del av Ringarums skola F-6.
• Nuvarande förskoleorganisationen är oförändrad.

På denna sida hittar du även flera dokument och skrivelser kopplade till förändrings- och besparingsprocessen.

• Budgetprocessen – Information till medarbetare innehåller en kortare genomgång över politiska majoritetens förslag till mål och budget samt hur förvaltningens process ska gå till.
• Mål och budget 2024-2026 med investeringsplan 2024–2028 är den politiska majoritetens årliga dokument där budget och investeringar presenteras i detalj.
• Process – Ny förskole- och skolorganisation är en utskriftsversion av det som tidigare presenterats som nyhet på denna sida: Nyhet 2023-02-02: Utformning av ny skolorganisation – Viktiga datum. Innehåller viktiga datum och händelser.
• Förvaltningens uppdrag – Viktiga datum för beslut är ett schema över viktiga datum för när förvaltningens förslag ska presenteras i utskotten, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Förvaltningens huvuduppgift är att genomföra nödvändiga anpassningar inom skolorganisationen baserat på elevunderlag och antal skolor.

Målet är en ny förskole- och skolorganisation med god kvalitet och ekonomi i balans.

Beslutsprocess

• Förvaltningen arbetar med olika förslag som presenteras för politiken den 26 februari.
• Beslut i kommunfullmäktige den 6 maj.

Dialogmöten med invånare och vårdnadshavare

• Dialogmöten med vårdnadshavare och invånare – Se tidslinje för datum och plats nedan. Notera att dialogmötet i Valdemarsvik innefattar vårdnadshavare med barn och elever på Gryt- och Lovisebergs förskolor, samt Sörby- och Vammarskolan.
• Detta steg i processen indikerar en öppen och inkluderande strategi, där olika intressenter får möjlighet att påverka och förstå förändringarna.

Medarbetar- och fackliginformation

• Medarbetarna informeras från den 27 februari.
• Central samverkan utifrån förslagen med risk – och konsekvensanalys och barnkonsekvensanalys den 20 mars.

Tidslinje – En ny förskole- och skolorganisation

Du hittar även en nedladdningsbar version av tidslinjen under dokument, se: ”Process – Ny förskole -och skolorganisation 240202”.

Valdemarsviks kommun arbetar med att utforma en ny skolorganisation, som utgör en viktig del av förvaltningens uppdrag från den politiska majoriteten för att genomföra nödvändiga anpassningar utifrån elevunderlag och antal skolor.

För att säkerställa en välgrundad process tar förvaltningen hänsyn till kvalitet och ekonomi.

Förvaltningen har presenterat olika förslag för den politiska majoriteten. Ett möte kommer ske där även oppositionen blir informerad. Det åligger nu politiken att besluta om vilka förslag som förvaltningen ska fortsätta att utreda.

Vi återkommer med datum för dialogmöten med vårdnadshavare och invånare.

Sammanfattning av viktiga datum i processen:

26 mars: Förvaltningen presenterar förslag till Barn- och utbildningsutskottet.
15 april: Beslut om den nya skolorganisationen tas av kommunstyrelsen.
6 maj: Slutgiltigt beslut om den nya skolorganisationen tas av kommunfullmäktige.

Från vänster, Carina Magnusson HR-chef, Annelie Noort (KD), Stefan Kemle (LpO), Kristina Lohman tillförordnad kommundirektör, Per Hollertz (M), Per Hanö (SD). Bakom kameran Sven Stengard ekonomichef.

Förra veckan träffades delar av kommunledningsgruppen och den politiska majoriteten för att fortsätta samtalen kring de utmaningar vi står inför.

Det pågår ett intensivt arbete på alla nivåer inom vår organisation med att ta fram förslag på ekonomiska anpassningar som är kloka och hållbara över tid. Förvaltningen har som vi tidigare presenterat fått olika uppdrag att arbeta med, för att sedan presentera i utskotten med början i januari. Läs mer om uppdragen i nyhetsarkivet på denna sida.

Samtalet förra veckan kretsade kring dessa uppdrag men också ett mer övergripande resonemang om möjliga besparingar. Mötet innehöll också en presentation över den organisationsförändring som påbörjats i kommunhuset Strömsvik. Det finns ett stort engagemang och delaktighet från våra medarbetare i detta arbete. I januari kommer ett första förslag till ny organisation.

Förvaltningen har fått i uppdrag att redovisa förslag på verksamhetsanpassningar redogjort inom respektive sektor för att åtgärda de sparbeting som är fastställda i Mål- och budget 2024-2026. Förslag på åtgärder ska redovisas kontinuerligt till utskotten med start januari månad 2024.

Förslagen på verksamhetsanpassningar som ska redovisas ska vara av den karaktär som kommer innebära politiska ställningstaganden för att nå en budget i balans. Inledningsvis har följande uppdrag aktualiserats utifrån den ekonomiska anpassningen:

Kommunstyrelsens arbetsutskott

• Förvaltningen får i uppdrag att redovisa vilka personalförmåner som finns samt nivåer på dessa.
• Förvaltningen får i uppdrag att redovisa statistik över personalbemanningen inom sektorn*
• Kost – kök tillagning/mottagning Kyrkvägen. Förvaltningen får i uppdrag att utreda organiseringen av köket på Ringgården avseende tillagningskök kontra mottagningskök. Köket i ringgården ska startas upp som ett mottagningskök

Barn, Utbildning Arbetsmarknad och Kultur

• Förvaltningen får i uppdrag att göra en översyn av avgifter på kulturskolan
• Förvaltningen får i uppdrag att göra en översyn av pedagogiska måltider inom förskola och skolverksamheten
• Förvaltningen får i uppdrag att ta fram förslag på ny förskole- och skolorganisation
• Förvaltningen får i uppdrag att redovisa statistik över personalbemanningen inom sektorn*

Stöd och Omsorg

• Förvaltningen får i uppdrag att redovisa statistik över personalbemanningen inom sektorn*

* Syftet är att få en bild av personalsituationen i respektive sektor och hur verksamhetsplaneringen fungerar. Redovisningen skall visa antal anställda, vikarier och övertid.

Vi vänder oss till er med viktig information angående de förändringar som vi tillsammans behöver genomföra för att möta de ekonomiska utmaningar som Valdemarsviks kommun står inför. Syftet med dessa förändringar är att uppnå en ekonomi i balans.

Förändring- och besparingsprocess kommer att innebära justeringar både på strukturell nivå och inom personalområdet. För att leda och samordna arbetet har en styrgrupp bildats, bestående av Kristina Lohman,  tillförordnad kommundirektör, Sven Stengard, ekonomichef, och Carina Magnusson, HR-chef.

På intranätet kommer ni kunna följa och hålla er uppdaterade om förändring- och besparingsprocessen. Vi strävar efter att säkerställa öppenhet och tydlig kommunikation för att ni ska vara informerade om arbetet som pågår.

Vi är tacksamma för ert stöd och samarbete i arbetet och är övertygade om att tillsammans kommer vi att säkra en stark och hållbar framtid för Valdemarsviks kommun.

Måndag 2 september 2024 ligger förslag till kommunstyrelsen att godkänna ny förvaltningsorganisation. Den nya organisationen träder då i kraft tisdag 3 september. Förändringsarbetet inleddes i november 2023 med syftet att öka effektivitet, transparens och samarbete inom förvaltningen.

Bakgrunden till beslutet ligger i ett tidigare kommunstyrelsebeslut från den 3 september 2023, där Kristina Lohman utsågs till tillförordnad kommundirektör med uppdraget att utvärdera och omstrukturera förvaltningsorganisationen. Efter en grundlig analysprocess som involverade medarbetare och chefer på olika nivåer har en ny förvaltningsorganisation nu tagits fram. Den nya organisationen fokuserar på ökad effektivitet, transparens och bättre samordning inom kommunens förvaltning.

Sammanfattning av faser under arbetet
Arbetet har genomförts i tre faser med medverkan av kommunens chefer och medarbetare, där en ny struktur för avdelningarna och ett tydligare chefsansvar har utformats. Den nya organisationen innebär också inrättandet av nya chefsroller och en sammanslagning av vissa enheter för att förbättra styrningen och samarbetet inom kommunen.

• Fas 1 (november 2023 – februari 2024): Genomförde en kulturanalys och SWOT-analyser som identifierade styrkor, svagheter, hot och möjligheter i organisationen. En kanslichef och en samhällsbyggnadschef tillsattes som en del av den nya strukturen.
• Fas 2 (mars – april 2024): Organisationen och chefers uppdrag förtydligades och anpassades för att stötta verksamheten bättre.
• Fas 3 (maj – september 2024): Arbetet avslutades med att sy ihop den nya organisationen och säkerställa engagemang och delaktighet från medarbetare.

Under arbetet har det identifierats att två viktiga roller saknas i organisationen: en utredare och en digitaliseringsstrateg. Dessa kompetenser är avgörande på grund av de förväntningar som finns från både politiska beslutsfattare och omvärlden, särskilt när det gäller utvecklingen av digitalisering inom offentlig sektor och välfärd.

Förändringsarbetet – En ständig process för utveckling och förbättring
Förändringsarbetet är inte en statisk process utan något som kontinuerligt pågår och utvecklas. Under resans gång kan justeringar och anpassningar komma att behövas för att möta organisationens utmaningar och mål på bästa sätt. En grundlig utvärdering av hela processen kommer att genomföras, med fokus på att säkerställa en hållbar och effektiv organisation som kan fortsätta utvecklas i linje med kommunens behov och förutsättningar.

Ett första steg för dig som medarbetare
I och med att tidigare sektorer ersätts med verksamhetsområden innebär detta att:

• Sektorchefer blir verksamhetschefer.
• Enhetschefer på kommunledningskontoret blir avdelningschefer.
• Medarbetare behöver därför uppdatera sina mailsignaturer och andra ytor där denna information finns.
• Om du har information på hemsidan som inte stämmer efter organisationsförändringen, kontakta då Gustav Eriksson, kommunikationsansvarig: gustav.eriksson@valdemarsvik.se.
• Information i telefonboken (CMG) kommer löpande att uppdateras gällande respektive medarbetares verksamhetsområde.

Den nya organisationsskissen hittar du här (Ny organisation – Uppdaterad 2024-09-02) eller under fliken ”Dokument” på denna sida.