Allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen innebär att vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda. Det är därför av vikt att vi har strukturer för hur vi hanterar allmänna handlingar i vårt dagliga arbete och att vi också skyndsamt kan lämna ut handlingar när detta begärs.

Vad är en handling?

En handling är ett medium som bär information. Det kan vara ett fysiskt dokument eller e-post, bild eller en upptagning som man kan lyssna på, läsa eller ta del av på annat sätt med något tekniskt hjälpmedel.

Exempel på handlingar:

  • skrivelse eller brev
  • kartor och ritningar
  • sms
  • e-post och förteckning över e-post
  • cookies och historikfiler på webben.

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den:

  • förvaras hos myndigheten (kommunen) och
  • är inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

Allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål.

Förvarad, inkommen eller upprättad?

Vad innebär förvarad, inkommen och upprättad? Nedan följer en beskrivning av dessa viktiga begrepp.

En handling är förvarad om den finns hos kommunen eller är tillgänglig för oss via något tekniskt hjälpmedel. Även handlingar som förvaras hemma hos en tjänsteperson betraktas som förvarade hos myndigheten.

Alla handlingar som kommer till myndigheten, från en förvaltning till en annan eller från externt håll, är inkomna till myndigheten och därmed en allmän handling. Det gäller även om handlingen tagits emot på annat ställe av en tjänsteperson eller förtroendevald, till exempel hemma eller på stan.

En handling är upprättad när den har expedierats, (det vill säga skickats utanför myndigheten), när ärendet som handlingen tillhör har avgjorts, eller om handlingen inte tillhör ett ärende, när handlingen är i sitt slutgiltiga skick. Ett exempel på det senare är ett justerat protokoll.