In- och utgående post

All inkommande fysisk post till Valdemarsviks kommun ska öppnas så snart som möjligt. Varje anställd, verksamhet eller enhet inom kommunen ska ha en rutin som tydligt anger vem eller vilka som ansvarar för att hantera och tömma postfack och internpost, samt vem som träder in vid frånvaro, till exempel vid sjukdom eller ledighet. Det övergripande ansvaret för posthanteringen ansvarar kansliet för. 

Allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar enligt 2 kap. 1–2 §§ tryckfrihetsförordningen (1949:105). För att den rätten ska kunna utövas i praktiken ska allmänna handlingar registreras utan dröjsmål enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Därför behöver vi fungerande rutiner för att snabbt ta hand om post – även personadresserad post – så att inga handlingar försenas eller blir liggande.
Det är viktigt för att säkerställa rättssäkerhet, tillgänglighet och god service till allmänheten.

Att säkerställa att alla kuvert adresseras korrekt, tydligt och enhetligt för att undvika postförseningar, felutdelning eller att brevet inte når mottagaren. 

Tydlighet och läsbarhet – viktigt vid utskick från Valdemarsviks kommun 

När man skickar brev från Valdemarsviks kommun är det extra viktigt att mottagaradressen är tydligt skriven och lätt att tyda. Otydliga adresser riskerar att leda till  

• att brevet inte levereras 
• att posten returneras 
• fördröjningar eller sekretessproblem 

Rekommendation
Vid osäkerhet kring handstil eller utskriftens kvalitet bör fönsterkuvert användas. Då skrivs adressen på själva dokumentet, vilket minskar risken för feltolkning och säkerställer att adressen är tydlig och rätt placerad. 

Placering av adressen 

• Mottagarens adress: placeras i nedre högra delen av kuvertet (om inte fönsterkuvert används).  
• Använd versaler för postorten (till exempel STOCKHOLM). 
• Skriv med tydliga bokstäver eller maskinskrift. 
• Undvik handskrift om den inte är tydlig. 
• Använd svart eller blå färg (ej röd/grön). 
• Inga onödiga tecken eller symboler. 
• för en specifik person skriv ATT. 

Användning av ATT: 

ATT: används när du skickar ett brev till ett företag eller organisation men det är avsett för en specifik person där. 

• Placeras precis under företagsnamnet. 
• Skriv ATT: följt av personens namn 

Valdemarsviks kommun har kuvert med färdigtryckt portot tryckt på olika typer av kuvert. Alla våra utskick sker med A-post, så det är inte nödvändigt att skriva ”A” på kuvertet, även brådskande försändelser hanteras med denna typ av porto.

Så här fungerar det 

→ Kuverten behöver inte frankera manuellt. 

Du kan lämna kuverten i 

→den blå postlådan i postrummet. Är lådan inte på plats lägg i fack för utgående post 

→en gul brevlåda 

→hos ett postombud 

Beställning av kuvert

Valdemarsviks kommun har Office Depot som upphandlad leverantör av trycksaker. Kuvert beställs via en särskild webbplats.

Så här gör du för att beställa:

→Skaffa ett konto – Mejla till kansli@valdemarsvik.se och ange: Din mejladress och leveransadress (dit beställningen ska skickas)

→När ditt konto är skapat får du inloggningsuppgifter och kan beställa kuvert direkt till din verksamhet via beställningsportalen.

Internpost

Inom Valdemarsviks kommuns verksamheter skickas internpost, till exempel mellan skolor, förskolor, bibliotek, Vammarhöjden, Bäckadal med flera.

Utskick av internpost sker en gång per vecka.